В даний час проникнення інформаційних технологій відбувається у всі сфери людської діяльності. Будь-які сучасні виробництво, установа, офіс неможливо представити без сучасних комунікаційних технологій.

Електронний документообіг – високотехнологічних і прогресивний підхід до підвищення ефективності роботи. Сьогодні необхідно мати доступ до інформаційних ресурсів і скоротити часові витрати на розв’язання задач, не пов’язаних з обслуговуванням громадян.

Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Вони також використовуються як джерела та носії інформації. А в управлінській діяльності документ виступає як предмет і як результат праці. Так, планування відбувається за допомогою різних планів; облік – у вигляді складання і обробки статистичної бухгалтерської та оперативно-технічної документації, інструктування – шляхом видання інструкцій, методичних вказівок; контроль – збиранням відомостей (письмово) і видання вказівок тощо.

Отже, документація використовується як спосіб і засіб реалізації функцій, покладених на управлінський апарат.

Існуюча система документообігу в Рівненському об’єднаному Пенсійному фонді  є складною та громіздкою внаслідок наявності значної кількості різних видів і форм документів, різниці в побудові аналогічних за змістом форм, повторень окремих показників в різних документах, багатоетапності процесу документообігу.

Системи електронного діловодства і документообігу допоможуть зробити роботу працівників більш легкою, цікавою і значимою. ІТ дозволяють працювати не тільки над виконанням внутрішньовідомчих задач, але і спільними зусиллями вирішувати більш широкий спектр проблем.

Саме тому ефективність управління підприємствами й організаціями не в останню чергу залежить від коректного рішення задач оперативного і якісного формування електронних документів, контролю їхнього виконання, а також продуманої організації їхнього збереження, пошуку і використання.

«Програмне забезпечення зовнішнього документообігу організації » з зручним для користувача інтерфейсом.